COMMENT AMÉNAGER UN ESPACE COWORKING :
9 CONSEILS POUR RÉUSSIR SON PROJET

Les enjeux de l’aménagement d’un espace coworking

Bien aménager les espaces coworking est devenu incontournable pour séduire les talents et répondre aux nouveaux besoins des travailleurs.

Avec la crise sanitaire et le développement du travail hybride, le rôle des bureaux physiques a évolué : les collaborateurs sont aujourd’hui en quête d’échanges et de partages.

Retourner au bureau ou dans un tiers-lieu est devenu une évidence voire un besoin que ce soit pour développer leur réseau personnel et professionnel ou pour renforcer l’esprit d’équipes et leur appartenance à une entreprise.

La qualité des espaces collaboratifs partagés est ainsi décisive pour les salariés, les freelances, les entrepreneurs et les nouveaux talents. Un bon aménagement doit leur permettre de travailler dans des conditions optimales tout en favorisation le développement de leurs relations.

Les espaces de coworking, le corpoworking (coworking en entreprise) et le flex office continuent leur expansion et s’installent de manière durable dans les comportements de travail.

Space planning, aménagement des espaces, mobilier ergonomique, environnement de travail, QVT… Nous vous livrons 9 conseils pour définir efficacement votre cahier des charges dans le cadre de l’aménagement des espaces coworking.

  1. Définir le space planning de l’espace coworking
  2. Aménager des bureaux coworking modulables, ergonomiques et évolutifs
  3. Aménager des salles et des espaces de réunion collaboratifs
  4. Aménager les espaces détente et de restauration
  5. Prévoir des solutions de rangement personnel adaptées au flex office
  6. Définir les solutions acoustiques adaptées aux espaces coworking
  7. Optimiser l’environnement et le bien-être des coworkers
  8. Exemples d’aménagement d’espace coworking
  9. Sélection de mobilier coworking et flex office

1. Space planning de l'espace coworking

Le space planning des espaces de coworking est une étape cruciale pour optimiser les coûts et l’espace disponible. L’objectif est de bien définir les espaces de travail pour répondre aux attentes des travailleurs, en quête de convivialité pour développer leur réseau mais aussi de confidentialité pour travailler efficacement.

La définition des espaces via la modélisation 3D est une étape primordiale pour valider le projet. Le space planning doit notamment aider à :
➺ S’assurer que les normes liées à l’aménagement des espaces de coworking sont respectées et optimisées : l’accessibilité des locaux, l’éclairage, l’ambiance thermique, l’acoustique, la qualité et la circulation de l’air...
➺ Étudier plusieurs configurations pour optimiser les espaces coworking et offrir l’environnement le plus adapté aux attentes des utilisateurs
➺ Définir et valider la répartition des zones de travail (postes de travail, salles de réunion, espaces détente) et leur agencement.

2. Aménagement de bureaux coworking modulables, ergonomiques et évolutifs

Un espace de travail collaboratif pensé pour le flex office

Les espaces coworking en flex office doivent permettre à n’importe quel utilisateur de régler et d’adapter le mobilier à sa morphologie et à sa façon de travailler. Le mobilier coworking se doit d’être flexible, ergonomique et facile d’entretien pour répondre aux exigences des espaces de travail partagés sans place assignée.

La modularité est également de mise afin de pouvoir facilement réagencer les espaces en fonction des évolutions de l’environnement, des entreprises et du marché.

Fauteuils, bureaux, casiers de rangements, tables de réunion... l'ensemble du mobilier fera l'objet d'une attention précise pour concevoir un environnement de travail performant.

Fauteuil coworking ergonomique

Un fauteuil ergonomique de qualité permet de réduire considérablement les douleurs musculaires et articulaires en améliorant la posture des utilisateurs et en l’adaptant à leur morphologie. Le choix du fauteuil coworking impacte donc directement le bien-être et la santé des coworkers. Il convient de prendre en compte les éléments suivants :

➺ Le revêtement du siège coworking
➺ Les réglages ergonomiques

Le revêtement du fauteuil en flex office

Les fauteuils en tissu s’adaptent très bien aux espaces de travail collaboratifs grâce à leur confort et leur design personnalisable : une grande variété de coloris et de qualités de tissus (antibactériens, fabriqués à partir de bouteilles recyclées…) existent pour répondre à chaque besoin.

Le dossier résille reste tout de même la solution idéale dans les espaces coworking en flex office grâce à aux propriétés anti-transpirantes et à l’aération du matériau.

Les réglages ergonomiques du fauteuil coworking

Le mécanisme du fauteuil coworking

En raison de leur utilisation intensive et du changement fréquent d'utilisateurs, les fauteuils coworking doivent être équipés de mécanisme synchrone ou autorégulé qui permettent d’adapter la force de rappel du dossier au poids et à la morphologie des utilisateurs.

La hauteur du dossier

On considère que la hauteur du dossier doit être comprise entre 50 et 60 cm pour offrir un confort optimal aux travailleurs.

Le réglage du soutien lombaire

Le soutien lombaire doit être réglable pour le positionner de manière à soutenir le bassin et le dos et ainsi diminuer les douleurs : chaque coworker peut ainsi le régler selon ses besoins.

Le réglage de la hauteur et profondeur d’assise

L’assise doit être réglable en hauteur et profondeur afin que chaque coworker ait les pieds bien à plat au sol (il faut prévoir un repose-pied si besoin) et les jambes à 90°.

Le réglage des accoudoirs

Les accoudoirs réglables permettent de réduire les douleurs du haut de corps (cou, trapèzes et omoplates). Les accotoirs doivent être considérés comme une prolongation du bureau coworking et doivent au minimum être réglables en hauteur pour que les coudes se situent au niveau du plan de travail.
Pour plus d’ergonomie, l'appui-bras doit aussi pouvoir se régler en largeur, profondeur et doivent être orientables.

La qualité de l’assise du fauteuil coworking

La qualité de la mousse d’assise détermine le confort des utilisateurs et la résistance du fauteuil dans le temps.

Son choix se fait en fonction de plusieurs critères : la densité, la portance, l’indice de confort, la résilience et la respirabilité.

Bureau coworking ergonomique

Il est préférable d’opter pour des plateaux rectangulaires qui sont plus pratiques pour l’utilisateur mais également plus modulables, et donc parfaitement adaptés aux espaces de coworking et flex office. Les bureaux peuvent ainsi être réagencés facilement en fonction des besoins.

Les 3 points centraux pour bien choisir les bureaux dans les espaces de travail collaboratifs :
➺ Les dimensions du plateau
➺ La hauteur du plan de travail
➺ Les accessoires du bureau

Les caractéristiques ergonomiques des bureaux partagés coworking

Les dimensions du plateau du bureau coworking

La dimension du plan de travail doit permettre l’adoption d’une posture idéale et l’accueil des équipements informatiques.

Ainsi, chaque collaborateur en coworking doit pouvoir bénéficier d’un espace de travail de 11 m² minimum pour être installé confortablement.

On recommande des plans de travail d’une largeur supérieure à 120 cm (par personne) et d’une profondeur de plus de 80 cm.

La hauteur du plan de travail du bureau coworking

La hauteur du bureau doit être comprise entre 71 et 75 cm pour offrir une position de travail idéale aux travailleurs. Pour plus d’ergonomie, un piètement réglable de 68 à 76 cm est recommandé, notamment pour s’adapter à la taille de la personne.

Le bureau assis debout reste toutefois la solution ergonomique optimale dans les espaces de coworking. Non seulement les bureaux assis debout permettent de régler la hauteur du plateau en fonction de la taille de chaque utilisateur – et sont donc parfaits pour le flex office - mais le bien-être au travail est maximisé grâce à l’alternance des positions assises et debout. Ainsi, les problèmes de santé créés par les postures statiques et sédentaires prolongées peuvent être facilement évités.

L’accessoirisation du bureau coworking

Les bureaux coworking peuvent proposer plusieurs équipements et accessoires pour faciliter le travail et le confort des utilisateurs :
- des écrans avec des supports réglables pour permettre aux travailleurs de relier leur ordinateur à l’écran et le positionner à hauteur des yeux, et ce, à une distance de 40 à 70 cm ;
- des systèmes d’électrification pour faciliter la connexion et le branchement des appareils, par exemple des prises et ports USB installés sur le plan de travail ;
- des séparations pour les bureaux partagés en bois, en tissu ou en plexi pour compartimenter les espaces, améliorer l’acoustique ou protéger les collaborateurs en période covid.

3. Aménagement des espaces de réunion coworking

Afin d’offrir un cadre de travail optimal aux collaborateurs, des salles de réunion variées et modulables, avec des systèmes d’électrification et de connectique performants, doivent être aménagées :

➺ des salles de réunion fermées (avec des murs pleins ou des cloisons transparentes) dans le but de proposer un environnement bien isolé et performant au niveau acoustique. Elles seront adaptées aux réunions stratégiques, aux visioconférences, aux échanges avec les clients et fournisseurs…
➺ des espaces de réunion ouverts pour les échanges plus informels et les moments plus créatifs. Ils serviront particulièrement pour le brainstorming ou les échanges relativement brefs entre coworkers
➺ au moins une salle de conférence pour accueillir des évènements rassemblant un grand nombre de participants, qu’ils soient internes ou externes à la structure. Elles seront particulièrement utiles pour les séminaires, les workshops.

Le mobilier doit être choisi en fonction du type d’agencement : on préfèrera les tables de réunion connectées pour les espaces informels, les tables pliantes à roulettes pour les espaces réduits ou ayant besoin d’être réagencés facilement… Découvrez ici plus de conseils pour l’aménagement des salles de réunion

4. Aménagement des espaces détente et de restauration en coworking

Le bien-être et le développement des relations sont au cœur de l’approche coworking. Ainsi, les espaces détente se doivent d’être accueillants et propices aux échanges.

Un environnement « comme à la maison » doit être créé pour favoriser le team building et le networking / réseautage. 3 grandes ambiances peuvent être créées :
☕ Des coins café et des espaces restauration : ils sont incontournables dans l’aménagement des locaux coworking. Les travailleurs doivent en effet pouvoir se réunir et se restaurer facilement dans un environnement chaleureux pour leurs pauses café ou du midi.
🛋️ Des espaces de détente et de pause : axés sur le repos et la relaxation, ces lieux ont pour objectif d’aider à la décompression et à évacuer le stress. L’ambiance sera plutôt zen et apaisée.
🎯 Des salles de jeux, de sport : équipées de tables de ping pong, de jeux de fléchettes ou encore de babyfoots, ces espaces collaboratifs dynamiseront les échanges et créeront un environnement de type startup adapté aux espaces de coworking.

5. Casiers de rangement (ou lockers) : la solution adaptée au flex office

Lors de l’aménagement des espaces de travail, les entreprises doivent mettre à disposition de leurs collaborateurs des meubles de rangement sécurisés pour leurs effets personnels.

Le casier de rangement individuel comme le Cubik est aujourd’hui la solution tendance pour répondre à ce besoin, particulièrement dans les espaces de coworking ou flex office : sans poste de travail attribué, le caisson de bureau n’a plus de raison d’être.

Ainsi, le casier à cases vient substituer les caissons pour permettre aux travailleurs de ranger et sécuriser efficacement leurs affaires personnelles et professionnelles grâce à des serrures à clé ou des codes personnels secrets.

Aujourd’hui, près de 3 entreprises sur 4 investissent dans des lockers dans le cadre de leur projet d’aménagement d’espaces de coworking ou d’un réaménagement de bureaux open space. En plus d’offrir un environnement de travail moderne et structuré, les casiers coworking permettent aux entreprises d’économiser au minimum 50 % sur leur budget rangement par rapport à l’achat de caissons individuels.

6. Définir les solutions acoustiques adaptées aux espaces coworking

Sources principales d’inconfort dans les espaces collaboratifs, les nuisances sonores contribuent largement à l’augmentation du stress et de la fatigue des travailleurs.
Conversations physiques ou téléphoniques, sonneries de téléphone, bruit provenant des équipements informatiques… l’ensemble de ces éléments provoquent une gêne importante et interrompent régulièrement le travail.

Les espaces collaboratifs doivent ainsi être équipés de solutions phoniques et de mobilier acoustique pour améliorer l’environnement sonore et le bien-être des coworkers.

 

Le mobilier acoustique adapté au coworking

Box acoustiques de coworking

C’est l’une des solutions phoniques phare dans les espaces de coworking. Leur design moderne et leurs panneaux acoustiques permettent d’absorber efficacement le bruit et créer un véritable cocon pour accueillir les collaborateurs. Les cabines acoustiques pourront ainsi accueillir un ou plusieurs coworkers pour leurs conversations téléphoniques, leurs réunions informelles, leurs moments de concentration….

Panneaux acoustiques muraux ou suspendus au plafond

Offrant un mix parfait entre design et performance, les panneaux phoniques améliorent le confort sonore général des espaces de coworking grâce à leur mousse acoustique performante. Revêtus d’un tissu personnalisable, ils deviennent un réel élément de décoration.

Panneaux écrans pour les bureaux de coworking

Les panneaux écrans permettent de séparer les postes de travail afin d’offrir plus d’intimité aux travailleurs tout en réduisant le bruit ambiant. Leur hauteur doit dépasser 140 cm pour être efficace.

7. Optimiser l’environnement et le bien-être des coworkers

La luminosité et l’éclairage des espaces de coworking

Un éclairage de qualité et adapté aux activités sur écrans permet d’améliorer le bien-être des collaborateurs et de la venue de certains symptômes : la fatigue oculaire ou intellectuelle, les migraines, la baisse de l’acuité visuelle, les rougeurs et picotements oculaires, la baisse de la concentration…

Certaines normes encadrent l’éclairage intérieur dans le cadre d’un aménagement. Ainsi, il est recommandé de proposer un niveau d’éclairage de 500 lux dans les espaces de coworking pour limiter ces troubles et améliorer le confort.

Il convient aussi de favoriser la lumière individuelle, de mixer les éclairages directs et indirects et de placer les bureaux et les ordinateurs perpendiculairement aux fenêtres.

Les ampoules LED, qui diffusent une lumière plus douce, ainsi que des lampes individuelles et réglables doivent être privilégiées pour augmenter le confort visuel des travailleurs.

L’importance des plantes vertes dans les espaces de coworking

En plus d’offrir un environnement agréable à vivre, les plantes vertes ont un impact puissant sur la santé et le bien-être des travailleurs.

Leur présence permettrait de réduire efficacement certains troubles : - 45 % de migraines, - 38 % de problèmes de toux et - 30 % la fatigue.

Ainsi, il convient de prévoir différentes typologies de plantes dans les espaces de coworking : plantes sur les bureaux, panneaux végétaux muraux, jardinières…

Petit plus : opter pour des plantes purificatrices d’air pour offrir un environnement sain et réduire la pollution intérieure.

8. Exemples d’aménagement d’espace coworking

Agencement, mobilier et gestion des espaces

Photo de démonstration de l'aménagement d'un espace de coworking avec du mobilier français

L’aménagement d’un espace coworking requiert une connaissance précise des besoins et des ressources disponibles de chaque entreprise, que ce soit en matière de budget, d’espace, d’agencement, de décoration que de mobilier.

Nous vous proposons ainsi un cahier d’inspiration à télécharger ainsi qu’un exemple d’aménagement et d’ameublement avec un coût approximatif global afin de vous donner les outils nécessaires pour l’élaboration de votre cahier des charges.

Coût global du projet mobilier de l’espace coworking présenté 20 000 – 30 000 €

Ce coût est une estimation pour un aménagement d’un espace de coworking comprenant des cabines acoustiques en bois, des fauteuils ergonomiques, de grandes banquettes modulables, des tables connectées et de réunion, des bureaux bench en bois avec panneaux écrans acoustiques ainsi que des sièges de réunion et de détente.
Ce coût peut varier en fonction de nombreux critères (la surface disponible, la qualité du mobilier, le nombre de fournisseurs, le nombre de postes de travail…).

Rapprochez-vous d’un expert en aménagement et mobilier de bureaux pour évaluer votre projet de A à Z et vous faire conseiller.

Exemple de mobilier coworking inclus dans cet aménagement

Photo de présentation de la cabine acoustique Komunikube avec 2 places assises face à face, un boîtier de prises et une table de travail intégrés

Box acoustique coworking Komunikube

Indispensable et ultra tendance dans les espaces en flex office, les cabines acoustiques permettent aux collaborateurs de s’isoler ou se réunir en équipe à l’abri du bruit ambiant. La Komunikube offre un design unique en bois mélaminé PEFC (9 coloris), intérieur personnalisable (plus de 60 coloris de tissu au choix), banquettes grand confort de 2 à 4 places avec mousse d’assise généreuse de 120 mm et panneaux phoniques performants.

Photo de présentation du fauteuil ergonomique Munik avec revêtement tissu Rivet fabriqué à partir de bouteilles plastique recyclées

Fauteuil coworking ergonomique Munik

Les fauteuils ergonomiques permettent aux employés de régler leur siège en fonction de leur physionomie : un critère indispensable pour travailler confortablement même sans poste fixe. Le fauteuil Munik comprend une mousse d’assise généreuse de 80 mm et de nombreux réglages pour améliorer le bien-être au travail. Le fauteuil se décline en plus de 60 coloris tendance et en plusieurs catégories de tissus dont le Rivet, notre tissu éco-responsable fabriqué à partir de bouteilles recyclées (28 bouteilles par fauteuil Munik).

Présentation de la table moderne et pratique Cinetic pour aménager un espace de coworking design

Bureau coworking Cinétic

Les bureaux bench permettent aux coworkers de travailler efficacement seul ou en équipe grâce à des modèles face à face. La gamme Cinétic et son piètement en bois en forme de A propose un style moderne parfaitement adaptés aux espaces de coworking. Le coloris du plateau est personnalisable pour s’adapter à la charte esthétique du projet.

Photo de présentation de la table Altitude Haute entièrement personnalisable avec son plateau mélaminé blanc et son piètement incliné en bois

Table coworking Altitude

Pour les salles de réunion ou les espaces de réunion informels, les tables coworking offrent le confort et les dimensions adaptées à chaque agencement. La gamme Altitude - avec ses modèles hauts ou bas et son piètement incliné en métal ou en bois - s’adapte parfaitement aux espaces de coworking. La taille et le coloris du plateau est personnalisable et facilite la connexion aux appareils multimédia et au réseau grâce à sa goulotte centrale.

Photo de présentation de la table de réunion connectée Hub avec son support écran et ses prises intégrées sur le plan de travail

Table connectée Hub

Idéales pour les réunions informelles et pour partager du contenu digital (présentation, visio-conférences), les tables connectées intègrent des supports écrans et des prises à portée de main. La table Hub répond à ces besoins et facilite les échanges et la visibilité des participants grâce à son plan de travail en V : l’écran est visible de tous. Entièrement mélaminée, la Hub a un look très tendance et se décline en plusieurs coloris.

Photo de présentation de banquette modulable Kreativ pour agencer un espace informel

Banquette coworking modulable Kréativ

C’est l’une des solutions idéales pour moduler et réagencer à souhait les espaces informels et collectifs dans les bureaux. Les banquettes coworking modulables permettent de créer des zones d’accueil et de détente personnalisées. Avec ses multiples modules et coloris personnalisables, les Kréativ créent un environnement unique dans chaque espace : de l’ambiance startup à l’ambiance chic.

9. Sélection de mobilier coworking et flex office

Du mobilier coworking fabriqué en France sur mesure

Ensemble 4 Postes Flex’ en étoile
à partir de 4950 €

Plébiscitée par les utilisateurs, cette combinaison créée sur mesure pour les espaces de coworking cumule les avantages : hauteur du bureau réglable, travail en toute confidentialité et acoustique optimale.

Cet ensemble comprend :
- 4 bureaux assis debout Flex’Up avec plateau de 160 x 80 cm
- 8 cloisons phoniques sur mesure
- Systèmes d’électrification avec prises de confort et goulottes

Table Coworking Projet
à partir de 3910 €

Les tables coworking Projet sont une réponse aux attentes des collaborateurs, au réaménagement des espaces de travail et participent grandement à la transformation des open space vers les bureaux de demain.

Cet ensemble comprend :
- 1 table 6 postes en 360 x 120 cm avec plateaux d’une épaisseur de 38 mm finition chêne brut ou bois massif
- 1 structure à section carrée avec coloris personnalisable
- 1 goulotte d’électrification avec 2 trappes double accès
- 2 éclairages LED bibliothèque

Poste Bench Organique
à partir de 2345 €

Les postes bench organiques permettent de moduler le lieu de travail coworking en intégrant des végétaux et de la connectique afin de créer un espace au design biophilique pour le plus grand confort et le bien-être des utilisateurs.

Cet ensemble comprend :
- 4 plateaux mélaminés 120° face-à-face en miroir
- 1 piètement arche réglable avec coloris personnalisable
- 6 prises de confort, une goulotte horizontale et des systèmes de remontées de câbles

Sélection de mobilier coworking personnalisable

Casiers Cubik

Bureau assis debout Flex'Up

Fauteuil Volt résille

Tabouret ergonomique Bingo

Box acoustique coworking Amity

Pouf coworking Snooz

Chaise recyclable Loggia

Table haute coworking Share

Soignez votre identité et faites la promotion de votre espace coworking

Une fois votre espace de coworking aménagé, il ne vous reste plus qu’à mettre en place quelques actions pour les rendre uniques et agréables à vivre au quotidien, et ainsi fidéliser et attirer de nouveaux membres.

➔ Créez une communauté autour de votre espace coworking en utilisant des outils collaboratifs comme Slack, Teams ou Workplace et en organisant régulièrement des afterworks, workshops et formations pour aider vos membres à réseauter et monter en compétences.

➔ Inscrivez votre espace coworking sur des plateformes comme workin.space, WeWork, Neo-Nomad, Choose & Work et organisez des ateliers animés par des experts.

➔ Engagez-vous pour l’environnement avec des actions concrètes : matériaux et revêtements durables pour votre aménagement, mobilier éco-responsable, partenariats pour faciliter les transports en commun ou le covoiturage, etc.

 

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Contactez dès maintenant nos conseillers en aménagement et en mobilier coworking pour étudier votre projet et recevoir vos plans d'aménagement gratuits.