AMÉNAGEMENT BUREAU TÉLÉTRAVAIL :
LES CLÉS POUR ÊTRE BIEN ÉQUIPÉ EN HOME OFFICE

Les avantages d’un aménagement en télétravail

Le télétravail présente plusieurs avantages que ce soit du point de vue des collaborateurs que de l’entreprise. Parmi eux :

La réalisation d’économies d’échelles pour l’entreprise

Les frais courants tels que l’eau ou l’électricité peuvent être considérablement réduits avec la réduction du personnel sur place.

Certaines entreprises, surtout en région parisienne, vont même jusqu’à réduire la superficie de leurs bureaux ce qui leur permet d’effectuer des économies supplémentaires et de réduire amplement leur loyer.

Des gains de temps pour les télétravailleurs

Probablement l’avantage principal pour les salariés, le télétravail permet d’économiser le temps de transport. Ils peuvent ainsi en profiter pour dormir davantage ou pour se consacrer à leurs activités personnelles.

De plus, selon l’organisation de l’entreprise, les salariés peuvent gérer leur emploi du temps de manière plus flexible et être plus autonomes dans leurs missions.

Une augmentation de la productivité en télétravail

C’est clairement le bénéfice gagnant-gagnant. Les employés seraient en effet plus concentrés à la maison et seraient donc beaucoup plus efficaces. La productivité des entreprises est par conséquent augmentée.

Ce point est tout de même à modérer selon les conditions de travail au bureau et à la maison de chacun. En effet, si certains employés bénéficieront d’un environnement calme chez eux, d’autres pourront au contraire souffrir de nuisances sonores et de constantes interruptions non négligeables.

Les problématiques liées au télétravail

Diminution de l’équilibre perso/pro, problèmes de posture et de motivation ou baisse de moral… le travail en home office – spécialement si pratiqué à 100 % - peut engendrer une rupture avec l’entreprise et un sentiment de détresses chez les employés.

Diminution de l’équilibre personnel et professionnel

De nombreux français souffrent de ce phénomène : il n’y a plus de séparation entre le lieu de travail et la maison. La vie personnelle et la vie professionnelle sont donc mises au même niveau et il est difficile de faire la part des choses.

Ces conditions peuvent également augmenter la charge de travail dans certains cas : les employés n’arrivent plus à se déconnecter et à respecter des horaires de bureau.

Problèmes de posture et d’ergonomie en télétravail

Tous les salariés ne disposent pas de bureau bien équipé à la maison et doivent de ce fait improviser : travail sur le canapé, sur le lit, sur la table de la cuisine, etc. Cela crée de réels problèmes en matière d’ergonomie.

De plus, les salariés ont tendance à être encore plus sédentaires. Cela impacte directement leur bien-être et augmente leur inconfort physique et psychologique.

Du mobilier adapté peut facilement répondre à cette problématique.

Baisse de concentration et de motivation liée à un environnement home office peu favorable

Contrairement à l’aménagement des bureaux - spécifiquement pensés pour le bien-être des employés et pour offrir les meilleures conditions de travail – toutes les maisons n’ont pas été étudiées pour devenir des espaces de travail.

Certains font donc face à certaines difficultés :
• Problème d’espace : les employés n’ont pas forcément de pièces dédiées à l’activité professionnelle et doivent donc travailler dans leur chambre ou leur cuisine
• Environnement bruyant : que l’on vive en famille ou en colocation, les conditions peuvent vite devenir très difficiles. Interruptions, conversations, téléviseur, musique… de multiples éléments impactent la concentration et le bien-être des employés.

Moral en baisse et augmentation de déprimes sévères chez les télétravailleurs

Autre conséquence non négligeable : l’impact sur l’état émotionnel des employés. En effet, en plus de ne pas bénéficier de conditions de travail et de vie optimales, de nombreux télétravailleurs souffrent d’isolement, de manque de vie sociale ou encore de sédentarité.

Cela implique une augmentation du stress, de l’anxiété, de la nervosité, de l’hypersensibilité… qui nuisent aussi bien au télétravailleur concerné qu’à ses collègues.

Plus grave encore, le taux de dépressions sévères aurait presque doublé en seulement un an avec la généralisation du télétravail. Plus de 36 % des français seraient concernés.

Source : Empreintes Humaines

Les solutions à considérer pour aménager efficacement un bureau en home office

Si l’arrivée massive du télétravail a dans un premier temps été accueillie positivement par les salariés, la baisse de l'engouement pour le travail à 100 % en home office est aujourd’hui indéniable.

Un juste équilibre doit être trouvé entre le temps de travail en présentiel et celui à distance. Il est donc grandement conseillé d’opter pour un système de travail hybride de type 2 jours / 3 jours pour profiter des avantages du télétravail tout en évitant ses inconvénients.

Pour cela, il faut créer les conditions de travail idéales à la maison comme au bureau et prendre en compte la transformation du marché professionnel. L’aménagement prend ici tout son sens et aide à répondre et faire face à une grande partie des problématiques rencontrées.

Choisir le bureau idéal pour le télétravail : le cœur d’un aménagement réussi

Un bon bureau est sans aucun doute l’un des points centraux d’un bon aménagement en home office.

Les bureaux professionnels classiques ainsi que les gammes spéciales télétravail sont parfaitement adaptés au télétravail : leur conception a été spécifiquement étudiée pour répondre aux exigences ergonomiques du poste de travail.

Les mêmes critères de sélection s’appliquent pour équiper des bureaux en présentiel ou en home office :

• La profondeur, la largeur et la hauteur du plateau : le plan de travail doit pouvoir accueillir les équipements informatiques tout en s’adaptant à l’espace disponible et à la taille de l’utilisateur (les bureaux de type assis debout sont aussi particulièrement conseillés) ;
• L’espace sous le plateau : les travailleurs doivent pouvoir être à l’aise et bien bouger leurs jambes ;
• La position de l’écran et du clavier : pour une posture idéale il convient de maintenir l’écran à une certaine distance et à hauteur des yeux ;
• Le design : la forme et coloris du plan de travail et du piètement doivent répondre aux goûts et s’harmoniser avec la décoration intérieure ;
• La fabrication : la qualité et la robustesse du mobilier jouent un rôle primordial. Il convient de privilégier des bureaux fabriqués en France avec des matériaux durables qui représentent un vrai gage de qualité.

Découvrez ici les critères spécifiques pour bien choisir un bureau

Les caractéristiques du fauteuil de bureau pour l’aménagement d’un bureau en télétravail

L’aménagement d’un bureau en télétravail doit être conçu rigoureusement au même titre que les bureaux professionnels. Une assise de qualité est donc indispensable pour contribuer au confort du télétravailleur. Son bien-être et sa posture ne seront qu’améliorés avec un siège de qualité.

Les caractéristiques à considérer pour bien choisir son fauteuil de télétravail :
• Le dossier : les sièges avec soutien lombaire intégré sont particulièrement conseillés.
• Les accoudoirs : les fauteuils avec accoudoirs réglables doivent être privilégiés en télétravail.
• Le réglage : la hauteur et la profondeur d’assise doivent être réglables pour améliorer la posture de l’utilisateur.
• La qualité de la mousse pour une meilleure assise : Il est recommandé de choisir au minimum une épaisseur de 50 mm et une densité de 24 kg/m3 pour un siège de télétravail.
• Le mécanisme : il est conseillé de privilégier un mécanisme synchrone ou basculant décentré.
• Le piètement : les roulettes apportent un réel plus non négligeable.

Le revêtement pourra quant à lui s’adapter facilement aux envies et aux goûts de tous les travailleurs. Le duo design et confort fera le bonheur de tous.

Découvrez ici nos conseils pour choisir un fauteuil ergonomique

Confort visuel, un élément indispensable pour l’aménagement en home office

La luminosité est une caractéristique particulièrement importante dans l’aménagement d’un bureau en télétravail :
• Un éclairement de 500 lux minimum est recommandé.
• La lumière naturelle doit être favorisée.
• Les rideaux ou stores sont recommandés pour éviter les reflets sur l’écran.
• Si nécessaire, il convient de prévoir un éclairage individuel supplémentaire.
• La luminosité et le contraste de l’écran doivent être réglées en fonction.

Il est aussi conseillé aux télétravailleurs de faire des pauses hors de l’écran pour reposer les yeux. Certaines bonnes habitudes sont à prendre ; par exemple faire des mouvements oculaires et regarder au loin vers l’extérieur.

Les entreprises peuvent également fournir à leurs employés des supports écrans permettant de régler la hauteur et l’orientation de l’écran ou encore de travailler simultanément sur deux moniteurs comme au bureau. Les supports écrans représentent donc un atout considérable d’un point de vue ergonomique.

Maintenir l’esprit d’équipe et d’appartenance en télétravail

Il est particulièrement recommandé d’alterner le télétravail avec le travail en présentiel pour renforcer l’adhésion aux valeurs de l’entreprise et la cohésion des équipes.

Toutefois, quelques actions peuvent également être mises en place pour conserver ce lien même à distance :
• La mise en place de réunion quotidienne ou hebdomadaire pour garder le contact et suivre l’évolution des projets.
• L’utilisation de la visioconférence et de messagerie instantanée comme Microsoft Teams, Slack, Skype, Hangout, Zoom, etc.
• La création d’un groupe de conversations informelles (Facebook, WhatsApp, …) où l’ensemble des télétravailleurs peuvent interagir.
• La création d’activités et de challenges à distance.
• La création et l’alimentation de newsletters internes avec des vidéos, photos et audios des employés (professionnels et/ou informels).

Le rôle central du bureau dans la vie des salariés

La généralisation du télétravail a permis de mettre en évidence le constat suivant : le bureau occupe une place centrale dans la vie des employés.

Au-delà de l’importance des espaces de travail, qui offrent un confort et un aménagement optimal, les bureaux professionnels deviennent le lieu de socialisation et de cohésion des salariés.

C’est aussi sur le lieu de travail qu’ils peuvent s’imprégner de la culture et des valeurs de l’entreprise, mais aussi mieux connaître ses produits ou ses services.

Il devient donc indispensable de garder un lien avec le bureau en prévoyant régulièrement du temps en présentiel.

Cela permet de maintenir un équilibre nécessaire entre travail d’équipe et individuel et de faciliter considérablement les échanges entre tous les services.

Réaménager les espaces de travail

Face à l’augmentation du télétravail partiel, les entreprises constatent que l’espace de leurs bureaux peut être mieux optimisé. Cette situation représente une réelle opportunité à saisir et peut-être même un tournant pour l’organisation.

Deux grands comportements se démarquent face à cette nouvelle conjoncture :
• Le déménagement de bureaux : de nombreuses entreprises, particulièrement en région parisienne, décident de changer de locaux pour privilégier des surfaces plus petites. Cela leur permet de réduire considérablement leurs charges fixes.
• Le nouvel agencement des espaces de travail : étant donné le rôle social des bureaux dans la vie des salariés, certaines organisations préfèrent réaménager leurs locaux. Ainsi, ils peuvent proposer davantage d’espaces dédiés à la cohésion et au travail d’équipe comme les espaces détente ou encore les salles de réunions.

La réduction des espaces de travail ou le réagencement des bureaux peuvent engendrer une réorganisation des méthodes de travail surtout lorsque le nombre de postes de travail est réduit.

Dans ces conditions, les bureaux flex office prennent de plus en plus d’ampleur : la non-attribution d’un poste de travail fixe s’adapte parfaitement à ces nouveaux comportements.

À retenir pour réussir l'aménagement des bureaux en télétravail

L’aménagement de bureau en télétravail implique deux aspects indissociables pour les entreprises :
• Les bureaux en home office doivent offrir un environnement de travail idéal pour les salariés.
• Les bureaux physiques doivent quant à eux être réaménagés ou réagencés pour s’adapter à la réorganisation de l’entreprise.

Pour aménager un bureau en télétravail efficacement, il faut :
• S’assurer que les salariés sont bien équipés : un fauteuil et un bureau de télétravail ergonomique, un éclairage adéquat, une connexion internet adaptée et un environnement calme.
• Mettre en place des actions pour maintenir la cohésion des équipes : visioconférences, messageries instantanées, groupes de conversations informelles, etc.

Que ce soit dans le cadre d’une réduction de la surface des locaux, d’une introduction au flex office ou d’un réagencement, les locaux professionnels doivent notamment répondre aux exigences des salariés : le bureau est un élément central dans leur vie sociale et professionnelle.

Ainsi, il est particulièrement conseillé d’augmenter et d’améliorer les lieux collectifs tels que les espaces réunion et de détente pour faciliter les échanges et le sentiment d’appartenance.

Afin de préserver le bien-être des collaborateurs, il convient d’alterner les périodes de travail à distance et en présentiel et de leur offrir un environnement de travail optimal à la maison comme au bureau.